Returer hos Stampe levede i et regneark: ordren blev kopieret ind, labelen bestilt manuelt, og lageret håbede på at opdage pakken, når den ankom. Med Nexly udstedes PostNord-labels til DK, Bring til Norge og DPD til resten af EU automatisk ud fra regler pr. land, og hver retur og bytte samles pr. ordre i ét overblik. Lageret forbereder modtagelse, før pakken lander, og fortrydelsesrette annulleringer efter EU-reglerne klares med det klik, kunderne forventer.
Udgangspunktet: et regneark som facitliste
Stampe Denmark producerer en stor del af sortimentet efter bestilling, og derfor er returneringer sjældnere, men tungere: højere værdi, flere spørgsmål og et lager, der skal vide præcis, hvad der kommer retur, før det ankommer. Den gamle proces var et delt regneark. Nogen kopierede ordrenummeret ind, bestilte en label i fragtportalen, satte trackingnummeret i en celle og skrev til lageret i en besked, der var nem at overse.
I en stille uge fungerede det fint. I en travl uge blev rækkerne forældede, to personer bestilte den samme label, og der ankom pakker, som ingen havde forberedt sig på. Tiden til label lå på omkring to dage, og kunden kunne ikke selv se, hvor sagen stod.
Fragtregler pr. land
Stampe sender i hele Norden og resten af EU, og det rigtige fragtfirma afhænger af, hvor pakken starter. I Nexly er der regler pr. land: PostNord til Danmark, Bring til Norge og DPD til resten af EU, hver med sin egen Shipmondo-skabelon. Kunden ser aldrig et fragtvalg — kunden får en label, der allerede passer til ruten.
I lande uden gratis returlabel viser portalen skriftlig returvejledning, lageradressen og den reference, der skal med i pakken, og kunden kan selv indtaste sit trackingnummer. De sager bliver i samme kø i stedet for at forsvinde i en indbakke.
Ét overblik, samlet pr. ordre
Hver retur, bytte og annullering samles under den Shopify-ordre, den hører til, så teamet ser hele billedet i stedet for løsrevne sager. Lageret kan forberede genindlægning, før pakken lander, og udgående byttelabels laves fra samme skærm, hvor byttet samtidig fulfilles tilbage på Shopify-ordren og tracking sendes til kunden.
Annulleringer efter EU's fortrydelsesret klares med ét klik. Er ordren ikke afsendt, annullerer Nexly den i Shopify og lægger varerne på lager igen; skal kun en del ud, fjernes de ikke-afsendte varelinjer via Shopify order editing, og resultatet logges.
Hvor tiden blev af
De illustrative tal ovenfor peger samme vej: tid til label faldt fra ca. to dage til samme dag, gennemsnitlig sagsbehandling fra elleve til seks dage, og omkring 9.000 € om året i bytteomsætning blev i forretningen i stedet for at gå ud som refusion. Cirka en hel arbejdsdag om ugen blev frigjort.
Den forandring, der er sværere at måle, er tillid. Når køen er facitlisten i stedet for et regneark, behøver ingen spørge, om en retur er blevet håndteret.
“Før Nexly sendte vi returlabels manuelt og holdt styr i et regneark. Nu ved lageret, hvad der kommer retur, før pakken ankommer. Det har fjernet en hel arbejdsdag om ugen, og teamet stoler endelig på processen.”
Illustrative tal baseret på typiske Shopify + 3PL-opsætninger. Faktiske resultater varierer pr. butik, sæson og kategori.
